Kurz gesagt
Die Buchhaltungspflichten einer GmbH
Für die GmbH gelten dieselben Buchführungsregeln wie für die Aktiengesellschaft. Diese vier Punkte sollten Sie kennen.
Buchführungspflicht
Darf eine GmbH ein Milchbüchlein führen?
Nein.
Die GmbH ist eine juristische Person. Für sie gilt die volle Buchführungspflicht, unabhängig vom Umsatz. Das Milchbüchlein ist nur Einzelfirmen und Personengesellschaften bis CHF 500'000 Umsatz erlaubt.
Wie das bei einer Einzelfirma aussieht, steht unter Buchhaltung Einzelfirma.
- 1Kontenplan anlegenÜblich ist der Kontenrahmen KMU. Das Stammkapital steht auf Konto 2800.
- 2Jeden Geschäftsfall buchenRechnungen, Zahlungen, Löhne und Belege, immer im Soll und im Haben.
- 3Debitoren und Kreditoren führenOffene Rechnungen von Kunden und an Lieferanten im Blick behalten.
- 4MWST abrechnenAb CHF 100'000 Umsatz, je nach Methode quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. MWST Schweiz
- JahresabschlussBilanz, Erfolgsrechnung und Anhang per Ende Geschäftsjahr.
Jahresrechnung
Was in die Jahresrechnung einer GmbH gehört
Die Jahresrechnung hat drei Teile. Geldflussrechnung und Lagebericht verlangt das Gesetz erst von grösseren Firmen mit ordentlicher Revision.
Bilanz
Was die GmbH hat und schuldet
Auf der einen Seite Bank, Debitoren und Mobiliar, auf der anderen Schulden, Stammkapital, Reserven und Gewinn. Stichtag ist das Ende des Geschäftsjahres.
Kontenklassen 1 und 2 · Kontenrahmen
Erfolg
Was das Jahr gebracht hat
Die Erfolgsrechnung stellt Ertrag und Aufwand gegenüber. Was übrig bleibt, ist Gewinn oder Verlust, darauf zahlt die GmbH Gewinnsteuer.
Kontenklassen 3 bis 8
Anhang
Erläuterungen und Pflichtangaben
Der Anhang ergänzt Bilanz und Erfolgsrechnung: angewandte Grundsätze, Erläuterungen zu Positionen und weitere Angaben, die das Gesetz verlangt.
Art. 959c OR
Belege dürfen digital archiviert werden. Den Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung und einen allfälligen Revisionsbericht bewahren Sie aber als unterschriebenes Papierexemplar auf.
Jahresabschluss
So läuft der Jahresabschluss einer GmbH ab
Beispiel für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet. Die Gesellschafterversammlung muss dann bis spätestens Ende Juni stattfinden.
- Abschlussbuchungen
Offene Rechnungen prüfen, Aufwand und Ertrag dem richtigen Jahr zuordnen, Abschreibungen auf Geräte und Fahrzeuge buchen.
- Bestände abstimmen
Kasse und Bank mit den Auszügen vergleichen, Vorräte zählen, offene Debitoren und Kreditoren per 31. Dezember auflisten.
- Jahresrechnung erstellen
Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Diesen Schritt geben viele kleine GmbHs dem Treuhänder.
- Revision, falls nötig
Hat die GmbH nicht auf die Revision verzichtet, prüft jetzt die Revisionsstelle die Jahresrechnung.
- Gesellschafterversammlung
Sie genehmigt die Jahresrechnung und beschliesst über den Gewinn. Einladung spätestens 20 Tage vorher, wenn die Statuten nichts anderes sagen.
- Steuererklärung
Die Jahresrechnung geht mit der Steuererklärung ans kantonale Steueramt. Die Frist legt der Kanton fest.
Revision
Revisionsstelle oder Opting-out?
Grundsätzlich muss eine GmbH ihre Jahresrechnung prüfen lassen. Kleine GmbHs dürfen darauf verzichten, wenn alle Gesellschafter einverstanden sind.
Eingeschränkte Revision
- Eine zugelassene Revisionsstelle prüft jedes Jahr die Jahresrechnung
- Pflicht ab mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt
- Pflicht auch, wenn nur ein Gesellschafter sie verlangt
- Kostet jedes Jahr ein Honorar für die Revisionsstelle
Opting-out (Verzicht)
- Möglich bis zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt
- Alle Gesellschafter stimmen zu, der Verzicht gilt auch für die Folgejahre
- Der Verzicht wird im Handelsregister eingetragen
- Jeder Gesellschafter kann bis zehn Tage vor der Versammlung eine Revision verlangen
Sie ist Pflicht, wenn in zwei Jahren nacheinander zwei von drei Grössen überschritten werden: CHF 20 Mio. Bilanzsumme, CHF 40 Mio. Umsatz, 250 Vollzeitstellen. Mehr zur Gründungsphase unter GmbH gründen.
Lohn und Dividende
Wie Lohn und Gewinn in die Buchhaltung kommen
Wer in der eigenen GmbH arbeitet, bezieht einen Lohn. Was danach als Gewinn bleibt, kann die GmbH als Dividende ausschütten.
- Lohn ist AufwandDer Lohn der Geschäftsführung mindert den Gewinn der GmbH. Darauf rechnet die GmbH AHV, ALV, Pensionskasse und Unfallversicherung ab. Lohnbuchhaltung
- Dividende aus dem BilanzgewinnDie Gesellschafterversammlung beschliesst die Ausschüttung. Die GmbH zieht 35 % Verrechnungssteuer ab und liefert sie der ESTV ab.
- Das Verhältnis muss stimmenIst der Lohn im Vergleich zur Arbeit klar zu tief und die Dividende hoch, kann die Ausgleichskasse einen Teil der Dividende als Lohn behandeln.
- Die passenden KontenIm Kontenrahmen KMU stehen Löhne auf Konto 5000, Sozialversicherungen auf Konto 5700.
Software oder Treuhänder
Wer die Buchhaltung Ihrer GmbH macht
Drei Modelle sind üblich. Viele kleine GmbHs buchen das Jahr selbst und geben nur den Abschluss an den Treuhänder.
| Modell | Sie machen | Der Treuhänder macht | Passt für |
|---|---|---|---|
| Alles selbst | Buchhaltung, MWST, Abschluss | nichts | Gründer mit Buchhaltungswissen |
| Selbst buchen, Abschluss extern | Rechnungen, Belege, Bankabgleich, MWST | Abschlussbuchungen, Jahresrechnung, Steuererklärung | viele kleine GmbHs |
| Alles extern | Belege abliefern | Buchhaltung, MWST, Lohn und Abschluss | GmbHs ohne Zeit für Zahlen |
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Fragen
Häufige Fragen zur Buchhaltung der GmbH
Die Antworten gelten für GmbHs mit Sitz in der Schweiz, Stand November 2026. Im Einzelfall hilft Ihr Treuhänder weiter.
Antworten
Muss eine GmbH eine doppelte Buchhaltung führen?
Ja, von Anfang an und unabhängig vom Umsatz. Die GmbH ist eine juristische Person, für sie gilt die volle Buchführungspflicht nach Obligationenrecht. Ein Milchbüchlein genügt nicht.
Bis wann muss der Jahresabschluss der GmbH fertig sein?
Die Gesellschafterversammlung, die die Jahresrechnung genehmigt, findet innert sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres statt. Endet das Geschäftsjahr am 31. Dezember, also bis Ende Juni. Die Frist für die Steuererklärung legt der Kanton fest.
Braucht meine GmbH eine Revisionsstelle?
Nicht, wenn sie höchstens zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat und alle Gesellschafter auf die Revision verzichten. Dieses Opting-out wird im Handelsregister eingetragen.
Kann ich die Buchhaltung meiner GmbH selbst machen?
Ja. Einen Treuhänder schreibt das Gesetz nicht vor. Viele Geschäftsführerinnen buchen laufend selbst und lassen nur den Jahresabschluss und die Steuererklärung extern machen.
Welchen Kontenplan braucht eine GmbH?
Einen bestimmten Kontenplan schreibt das Gesetz nicht vor. Verbreitet ist der Kontenrahmen KMU mit neun Kontenklassen, viele Buchhaltungsprogramme bauen darauf auf. Mehr dazu unter Kontenrahmen KMU.
Wie lange muss die GmbH Belege aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, elektronisch ist erlaubt. Den Geschäftsbericht und einen allfälligen Revisionsbericht bewahren Sie zusätzlich unterschrieben auf Papier auf.
Was kostet bexio für eine GmbH mit Lohn?
Wer die Bank anbinden und den eigenen Lohn abrechnen will, braucht mindestens Advanced: CHF 42 plus CHF 7 für den Lohn einer Person, also CHF 49 pro Monat im Jahresabo, exklusive MWST. Mehr im bexio-Test.
Quellen und Stand
- Obligationenrecht, Art. 727a (Verzicht auf Revision), 805 (Gesellschafterversammlung), 957, 958f und 959c
- KMU-Portal des Bundes: GmbH und Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher, abgerufen am 3. November 2026
- KMU-Portal: Revision des Rechnungslegungsrechts (Schwellenwerte ordentliche Revision)
- BSV: Rechtsprechung des Bundesgerichts zum AHV-Beitragsrecht Nr. 68, BGE 145 V 50 (Abgrenzung Lohn und Dividende)
- Preisseite von bexio, abgerufen am 3. November 2026
