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Was in der Kassenbuch-Vorlage steckt
Eine Excel-Datei für ein ganzes Jahr. Sie tragen nur Datum, Beleg, Text und Betrag ein, alles andere rechnet die Tabelle.
12 Blätter
Ein Blatt pro Monat
Januar bis Dezember mit je 80 Zeilen. Ausgedruckt passt ein Monat auf zwei A4-Seiten.
Saldo
Laufender Kassenbestand
Nach jeder Zeile sehen Sie den Bestand. Rutscht er unter null, wird die Zelle rot: Dann fehlt ein Eintrag.
Kassensturz
Gezählt gegen gebucht
Unten im Monatsblatt tragen Sie das gezählte Bargeld ein. Die Differenz zeigt sofort, ob etwas nicht stimmt.
optional
MWST-Spalte
Für MWST-pflichtige Firmen: Satz aus der Liste wählen, die Tabelle rechnet den Steueranteil aus dem Betrag heraus.
Übersicht
Das ganze Jahr
Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Endbestand und Kassensturz aller Monate auf einem Blatt.
Druck
Mit Unterschriftsfeld
Jedes Monatsblatt endet mit «Geprüft: Datum, Unterschrift». So halten Sie den Stand fest.
Vorschau
So sieht ein Monat im Kassenbuch aus
Ein Café in Zürich im Januar: Anfangsbestand CHF 500, Tageseinnahmen, ein Einkauf und eine Einzahlung auf die Bank.
| Datum | Beleg | Text | Einnahme | Ausgabe | MWST | davon MWST | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anfangsbestand | 500.00 | ||||||
| 05.01.2026 | 1 | Tageseinnahmen | 820.50 | 8,1 % | 61.48 | 1'320.50 | |
| 05.01.2026 | 2 | Einkauf Milch | 64.20 | 2,6 % | 1.63 | 1'256.30 | |
| 07.01.2026 | 3 | Einzahlung Bank | 1'000.00 | 256.30 | |||
| 08.01.2026 | 4 | Tageseinnahmen | 412.00 | 8,1 % | 30.87 | 668.30 | |
| Kassensturz: gezählt CHF 668.30 | Differenz 0.00 |
Wer braucht es
Wer ein Kassenbuch führen sollte
Jede Firma muss Einnahmen und Ausgaben vollständig festhalten, auch mit einer einfachen Buchhaltung, dem Milchbüchlein. Wer Bargeld annimmt oder ausgibt, macht das mit dem Kassenbuch.
Regeln
Sechs Regeln für ein sauberes Kassenbuch
Ein Kassenbuch ist nur so viel wert, wie es lückenlos ist. Diese Regeln gelten in der Praxis als Standard.
- Am selben Tag eintragen
Jeder Bargeld-Vorgang kommt noch am selben Tag ins Kassenbuch, in der Reihenfolge, in der er passiert ist.
- Zu jedem Eintrag ein Beleg
Quittung, Kassenzettel oder Tagesabschluss der Registrierkasse. Die Beleg-Nr. im Kassenbuch verweist darauf.
- Nie unter null
Aus einer Kasse kann nicht mehr Geld herauskommen, als drin ist. Ein negativer Saldo zeigt einen fehlenden Eintrag.
- Regelmässig Kassensturz
Bargeld zählen und mit dem Saldo vergleichen, in Läden und Cafés am besten täglich, sonst mindestens am Monatsende.
- Bank und Privat auch eintragen
Einzahlungen auf die Bank, Wechselgeld vom Konto und Privatbezüge aus der Kasse sind ebenfalls Kassenbewegungen.
- Nichts überschreiben
Fehler korrigieren Sie mit einem neuen Eintrag und einer kurzen Notiz, nicht durch Löschen oder Überschreiben.
Excel und Aufbewahrung
Kassenbuch in Excel: was Sie beachten müssen
Bücher und Belege müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sich nicht unbemerkt etwas ändern lässt (Art. 3 GeBüV). Eine Excel-Datei leistet das von sich aus nicht. Darum: jeden Monat ausdrucken, unterschreiben und zu den Belegen legen.
Wer frühere Monate in Excel überschreibt, macht das Kassenbuch als Nachweis wertlos. Bei einer Kontrolle hilft Ihnen ein solches Kassenbuch dann nicht mehr. Im Zweifel fragen Sie Ihren Treuhänder, ob Excel für Ihren Betrieb genügt.
Häufige Fehler
Fünf Fehler im Kassenbuch
Diese Fehler kommen in kleinen Betrieben immer wieder vor. Die meisten passieren, weil das Kassenbuch erst am Monatsende nachgeführt wird.
Privat
Privatbezug vergessen
Nehmen Sie CHF 200 für den Einkauf zu Hause aus der Kasse, ist das ein Eintrag «Privatbezug». Sonst fehlt am Abend Geld.
Bank
Einzahlung nicht gebucht
Das Geld ist auf der Bank, im Kassenbuch steht es noch in der Kasse. Der Saldo stimmt nicht mehr mit dem Bargeld überein.
Beleg
Ausgabe ohne Beleg
Ohne Quittung kein Nachweis. Fehlt einer, schreiben Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
Saldo
Kasse im Minus
Ein negativer Saldo ist unmöglich und zeigt Lücken. In der Vorlage wird die Zelle dann rot.
Differenz
Differenz still ausgleichen
Stimmt der Kassensturz nicht, tragen Sie die Differenz offen als «Kassendifferenz» mit kurzer Notiz ein. Kleine Abweichungen kommen vor, wiederkehrende zeigen ein Problem bei Wechselgeld oder Erfassung.
Digital
Kassenbuch im Buchhaltungsprogramm
Für ein paar Bargeld-Vorgänge im Monat reicht die Excel-Vorlage. Wer täglich Bargeld hat und ohnehin eine Buchhaltung führt, spart sich mit einem Programm das doppelte Erfassen.
- Kassenbuch in bexiobexio hat ein eigenes Kassenbuch. Einnahmen und Ausgaben erfassen Sie online und hängen den Beleg direkt an.
- Belege per AppQuittungen für Barzahlungen fotografieren Sie mit der App bexio Go und verbuchen sie direkt.
- Daten in der Schweizbexio speichert die Daten in der Schweiz und ist nach ISO 27001 zertifiziert.
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Fragen
Häufige Fragen zum Kassenbuch
Die Excel-Vorlage ist kostenlos und ohne Anmeldung.
Antworten
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Jede Firma muss ihre Einnahmen und Ausgaben vollständig festhalten, auch Einzelfirmen mit Milchbüchlein. Wer Bargeld annimmt oder ausgibt, braucht dafür in der Praxis ein Kassenbuch, etwa Cafés, Läden, Coiffeure oder Marktstände.
Darf ich das Kassenbuch in Excel führen?
Viele Kleinfirmen tun es. Das Problem: Eine Excel-Datei lässt sich ändern, ohne dass es jemand merkt, die Geschäftsbücherverordnung verlangt aber, dass Änderungen feststellbar sind (Art. 3 GeBüV). Drucken Sie deshalb jeden Monat aus und unterschreiben Sie das Blatt, oder nehmen Sie ein Programm, das Änderungen protokolliert. Im Zweifel fragen Sie Ihren Treuhänder.
Was ist ein Kassensturz?
Sie zählen das Bargeld in der Kasse und vergleichen es mit dem Saldo im Kassenbuch. Stimmt beides überein, ist alles erfasst. In der Vorlage tragen Sie den gezählten Betrag unten im Monatsblatt ein, die Differenz rechnet die Tabelle.
Wie oft muss ich das Kassenbuch führen?
Am besten an jedem Tag mit Bargeld, in der Reihenfolge der Vorgänge. Wer erst am Monatsende nachträgt, vergisst Einträge und Belege.
Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, zusammen mit den Belegen (Art. 958f OR). Elektronisch ist erlaubt, wenn Änderungen feststellbar bleiben.
Gehört die MWST ins Kassenbuch?
Wenn Sie MWST-pflichtig sind, ist es praktisch, den Satz pro Eintrag festzuhalten. Die Vorlage rechnet dann den Steueranteil aus den Beträgen inklusive MWST heraus. Nicht MWST-pflichtige Firmen lassen die Spalte leer.
Quellen und Stand
- Obligationenrecht, Art. 957 (Buchführungspflicht) und Art. 958f (Aufbewahrung), abgerufen am 3. November 2026
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3 (Integrität)
- KMU-Portal: Welche Art von Buchhaltung muss geführt werden?
- ESTV: MWST-Steuersätze
- Funktionsseiten von bexio (Kassenbuch, Belege, Datenschutz), abgerufen am 3. November 2026. Links zu bexio sind Partnerlinks.
- Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
