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Offerte erstellen mit der Vorlage
Beide Fassungen haben denselben Aufbau wie unsere Rechnung-Vorlage. Nimmt die Kundin an, übernehmen Sie die Positionen eins zu eins in die Rechnung.
Word
Offerte als Brief
Briefkopf, Adressfeld, Positionen, Bedingungen und unten das Feld «Auftrag erteilt» für Ort, Datum und Unterschrift. Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen.
Excel
Rechnet selbst
Menge mal Preis, Rabatt, MWST pro Satz und Total. Den MWST-Satz wählen Sie pro Position aus einer Liste: 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %.
30 Tage
Gültig bis
Offertdatum und Gültigkeit in Tagen eintragen, das Datum «gültig bis» rechnet die Tabelle. Voreingestellt sind 30 Tage.
Checkliste
Was in eine Offerte gehört
Anders als für die Rechnung gibt es für die Offerte keine Liste mit Pflichtangaben im MWST-Gesetz. Diese Punkte gehören trotzdem hinein, weil sie später Streit vermeiden.
- Ihre Firma mit Adresse und, falls MWST-pflichtig, MWST-Nummer
- Die Kundin mit Name und Adresse, dazu Datum der Anfrage
- Offertnummer und Datum, damit sich die Rechnung später darauf beziehen kann
- Jede Leistung einzeln mit Menge, Einheit und Einzelpreis
- Preise klar: exklusive oder inklusive MWST, mit Satz und Betrag
- Gültigkeit als Datum, zum Beispiel 30 Tage ab Offertdatum
- Termin und Zahlungsbedingungen, etwa «30 Tage netto nach Rechnung»
- Was nicht enthalten ist, zum Beispiel Gerüst, Entsorgung oder Anfahrt
Muster
Muster-Offerte: so sieht sie aus
Die Malerei Brunner GmbH in Luzern offeriert einem Café in Zürich das Streichen des Treppenhauses. Die Kurzfassung der Offerte hat denselben Aufbau wie die Vorlage.
- Leistung in Stunden und Material18 Stunden à CHF 95 und eine Pauschale für Material. So sieht die Kundin, wofür sie zahlt.
- MWST separat8,1 % auf CHF 2'095.00 ergibt CHF 169.70. Total CHF 2'264.70.
- Gültig bisEin festes Datum statt «einige Wochen». Bis dahin ist die Malerei an ihren Preis gebunden.
Gültigkeit
Wie lange ist eine Offerte gültig?
30 Tage sind üblich.
Wie lange Sie gebunden sind, bestimmen Sie selbst mit der Frist in der Offerte. Ohne Frist entscheidet das Obligationenrecht, und das ist oft unklarer, als Ihnen lieb ist.
- 1Mit FristSie sind bis zum Ablauf der Frist an Ihre Offerte gebunden. Kommt bis dahin keine Annahme, sind Sie frei (Art. 3 OR).
- 2Ohne Frist, per Post oder E-MailGebunden sind Sie so lange, wie Sie bei normalem Lauf mit einer Antwort rechnen dürfen (Art. 5 OR). Wie lange das ist, lässt sich oft streiten.
- 3Im Gespräch oder am TelefonOhne Frist müssen Kundin oder Kunde sofort zusagen. Sonst sind Sie nicht mehr gebunden (Art. 4 OR).
- Unser RatImmer ein konkretes Datum schreiben: «Diese Offerte gilt bis 3. Dezember 2026.» Bei schwankenden Materialpreisen lieber 14 Tage.
Rechtliches
Ist eine Offerte verbindlich?
Ja. Rechtlich ist die Offerte ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Sagt die Kundin rechtzeitig Ja, ist der Vertrag zustande gekommen, zu Ihrem Preis.
Art. 3 OR
Gebunden bis zur Frist
Bis zum Datum in der Offerte können Sie den Preis nicht einseitig ändern. Danach dürfen Sie neu offerieren.
Art. 7 OR
«Unverbindlich» schützt
Schreiben Sie ausdrücklich «unverbindlich» oder «freibleibend», sind Sie nicht gebunden. Dann ist das Papier eher eine Preisauskunft als eine Offerte.
Preislisten
Keine Offerte
Verschickte Tarife und Preislisten gelten an sich nicht als Antrag. Ware im Schaufenster mit Preis dagegen in der Regel schon (Art. 7 OR).
Richtpreis
Aufwand noch unklar?
Wissen Sie noch nicht, wie viel Arbeit es wird, nennen Sie den Preis als Richtpreis und schreiben Sie dazu, wie Mehraufwand abgerechnet wird, zum Beispiel nach Stunden zu CHF 95. So gibt es am Schluss keine Überraschung.
Annahme
Schriftlich bestätigen lassen
Am sichersten mit Unterschrift auf der Offerte oder per E-Mail. So können Sie später belegen, was vereinbart war.
Offerte schreiben
Fünf Tipps für Offerten, die angenommen werden
Die Offerte ist oft das erste Dokument, das die Kundin von Ihnen in der Hand hat. Klarheit verkauft besser als jedes Adjektiv.
- Schnell schicken
Wer zuerst eine saubere Offerte schickt, hat oft schon gewonnen. Zwei bis drei Arbeitstage nach der Besichtigung sind ein guter Richtwert.
- Leistung konkret beschreiben
«Wände und Decke Treppenhaus, zweimal streichen, Farbe weiss» statt «Malerarbeiten». So vergleicht die Kundin Leistung und nicht nur den Preis.
- Annahmen offenlegen
Schreiben Sie, was nicht drin ist und wovon Sie ausgehen, zum Beispiel «Zugang ab 7 Uhr, Strom vor Ort».
- MWST eindeutig
Privatkunden denken in Endpreisen. Weisen Sie das Total inklusive MWST gut sichtbar aus, auch wenn die Positionen exklusive sind.
- Nachfassen
Eine Woche vor Ablauf der Gültigkeit kurz anrufen oder mailen. Das ist kein Drängen, sondern Service.
Von der Offerte zur Rechnung
Offerte und Rechnung in einem Programm
Für ein paar Offerten im Jahr reicht die Vorlage. Wer jede Woche offeriert, tippt mit Word und Excel dieselben Positionen zweimal: einmal in die Offerte, einmal in die Rechnung.
- Offerten und Rechnungen in jedem PaketIn bexio sind Angebote und Rechnungen ab dem kleinsten Paket Basic dabei, mit Ihrem Logo, Ihrer Schrift und Ihren Farben.
- QR-Rechnung automatischDer Zahlteil mit QR-Code entsteht von selbst, auf Wunsch auch als eBill.
- Mahnungen nach Ihren RegelnZeitpunkt und Anzahl der Mahnungen stellen Sie einmal ein, bexio verschickt sie dann automatisch.
Werbung: Partnerlink. Für Sie ändert sich am Preis nichts.
Fragen
Häufige Fragen zur Offerte
Word- und Excel-Vorlage sind kostenlos und ohne Anmeldung.
Antworten
Wie schreibe ich eine Offerte?
Beginnen Sie mit Briefkopf, Adresse der Kundin, Datum und Offertnummer. Dann listen Sie jede Leistung mit Menge, Einheit und Preis auf, rechnen MWST und Total und nennen Gültigkeit, Termin und Zahlungsbedingungen. Zum Schluss ein Feld, mit dem die Kundin den Auftrag unterschreiben kann.
Ist eine Offerte rechtlich verbindlich?
Ja. Eine Offerte ist ein Antrag im Sinne des Obligationenrechts. Mit Frist sind Sie bis zu deren Ablauf gebunden (Art. 3 OR). Nicht gebunden sind Sie, wenn Sie die Offerte ausdrücklich als «unverbindlich» bezeichnen (Art. 7 OR).
Wie lange ist eine Offerte gültig?
So lange, wie Sie in die Offerte schreiben. Üblich sind 30 Tage. Ohne Frist sind Sie unter Abwesenden so lange gebunden, wie Sie bei normalem Lauf mit einer Antwort rechnen dürfen (Art. 5 OR).
Was ist der Unterschied zwischen Offerte und Angebot?
Keiner. In der Schweiz sagt man meist Offerte, in Deutschland Angebot. Im Obligationenrecht heisst beides Antrag.
Muss die MWST auf der Offerte stehen?
Wenn Sie MWST-pflichtig sind, sollten Sie Satz und Betrag nennen oder klar schreiben, ob die Preise inklusive oder exklusive MWST sind. Sonst gibt es bei der Rechnung Streit um 8,1 %. Sind Sie nicht MWST-pflichtig, lassen Sie die MWST ganz weg.
Darf ich für eine Offerte Geld verlangen?
Üblich ist die Offerte kostenlos. Wollen Sie aufwendige Planung oder Besichtigung verrechnen, vereinbaren Sie das vorher mit der Kundin, am besten schriftlich.
Quellen und Stand
- Obligationenrecht, Art. 3 bis 7 (Antrag und Annahme), abgerufen am 3. November 2026
- ESTV: MWST-Steuersätze
- KMU-Portal: Rechnungsstellung
- Funktionsseiten von bexio, abgerufen am 3. November 2026. Links zu bexio sind Partnerlinks.
- Die Vorlagen sind kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
