Pflicht für Arbeitgeber
Wer einen Lohnausweis ausstellen muss und wann
„Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszustellen“, so steht es in der Wegleitung der ESTV. Das gilt auch für Teilzeitangestellte, Aushilfen und Verwaltungsräte.
Wer im Juli geht, bekommt einen Lohnausweis für Januar bis Juli. In Feld E stehen dann die genauen Ein- und Austrittsdaten. Sie können ihn mit der letzten Lohnabrechnung mitgeben oder mit den übrigen Lohnausweisen nach Jahresende.
Formular 11
Woher Sie das Formular für den Lohnausweis bekommen
Das Formular gibt die Schweizerische Steuerkonferenz zusammen mit der ESTV heraus. Es gibt vier Wege, je nachdem, ob Sie ein Lohnprogramm haben.
- Aus der Lohnsoftware
Der übliche Weg: Das Programm füllt den Lohnausweis aus den Lohnabrechnungen aus und druckt ihn auf weisses Papier. Vollautomatisch erstellte Ausweise können ohne Unterschrift bleiben.
- PDF der ESTV
Auf der Seite Lohnausweis der ESTV gibt es Formular 11 zum Ausfüllen am Bildschirm, mit Adressfeld rechts oder links.
- eLohnausweis SSK
Gratis-Programm für KMU ohne eigene Lohnsoftware, für beliebig viele Lohnausweise. Ihre Daten speichern Sie selbst auf Ihrem Computer.
- Papier beim Bund
Gedruckte Formulare bestellen Sie beim Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) im Shop der Bundespublikationen.
Aufbau
Die Felder A bis I im Kopf des Lohnausweises
Die Buchstaben stehen am Rand des Formulars. Sie beschreiben die Person, den Zeitraum und zwei Kreuze, die oft vergessen werden: F und G.
A · B
Lohnausweis oder Rente
Kreuz bei A für einen Lohnausweis, auch für Verwaltungsräte. B ist die Rentenbescheinigung von Vorsorgeeinrichtungen.
C · D
AHV-Nummer und Geburtsdatum
Die 13-stellige AHV-Nummer in Feld C, das Geburtsdatum in Feld D.
E
Jahr und Zeitraum
Das Kalenderjahr und die genauen Ein- und Austrittsdaten, zum Beispiel 01.01.2026 bis 31.12.2026.
F
Gratis zur Arbeit
Ankreuzen, wenn der Arbeitsweg die Person nichts kostet, etwa mit einem Geschäftsauto oder einem Sammeltransport der Firma.
G
Kantine und Lunch-Checks
Ankreuzen bei Lunch-Checks oder verbilligtem Essen im Personalrestaurant, auch wenn Sie nicht wissen, ob es genutzt wird.
H · I
Adresse und Unterschrift
H ist die aktuelle Wohnadresse der Person. In I stehen Ort, Datum, Firma, zuständige Person mit Telefon und die Unterschrift.
Ziffern 1 bis 15
Was in welche Ziffer des Lohnausweises gehört
Oben stehen die Leistungen an die Person (Ziffern 1 bis 8), dann die Abzüge und der Nettolohn (9 bis 11), unten Quellensteuer, Spesen und Bemerkungen (12 bis 15).
| Ziffer | Inhalt und Beispiele |
|---|---|
| 1 | Lohn: Monatslohn, Zulagen, Provisionen, Taggelder aus Versicherungen, die über die Firma laufen |
| 2.1 · 2.2 · 2.3 | Gehaltsnebenleistungen: Verpflegung und Unterkunft, Privatanteil Geschäftsauto, andere wie eine Wohnung oder ein GA ohne geschäftlichen Bedarf |
| 3 | Unregelmässige Leistungen: Bonus, Antritts- oder Austrittsentschädigung, Treueprämie, Jubiläumsgeschenk |
| 4 | Kapitalleistungen: Leistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen für frühere Jahre |
| 5 | Beteiligungsrechte: Mitarbeiteraktien und Optionen, mit Beiblatt |
| 6 | Verwaltungsratsentschädigungen: Honorare, Sitzungsgelder, Tantiemen |
| 7 | Andere Leistungen: Was nirgends sonst passt, etwa übernommene Krankenkassenprämien oder Schulgelder |
| 8 | Bruttolohn total: Summe der Ziffern 1 bis 7 |
| 9 | AHV/IV/EO, ALV, NBUV: Nur der Anteil, der der Person abgezogen wurde. Krankentaggeld gehört nicht hierher |
| 10.1 · 10.2 | Berufliche Vorsorge (BVG): Ordentliche Beiträge, Einkäufe in die Pensionskasse, soweit vom Lohn abgezogen |
| 11 | Nettolohn: Ziffer 8 minus 9 und 10. Diesen Betrag überträgt die Person in die Steuererklärung |
| 12 | Quellensteuerabzug: Bei Personen, die der Quellensteuer unterliegen |
| 13.1 | Effektive Spesen: Reise, Verpflegung, Übernachtung (13.1.1), übrige (13.1.2). Nicht im Bruttolohn |
| 13.2 | Pauschalspesen: Repräsentation (13.2.1), Auto (13.2.2), übrige (13.2.3), immer mit Betrag |
| 13.3 | Weiterbildung: Von der Firma bezahlte Aus- und Weiterbildung |
| 14 | Weitere Gehaltsnebenleistungen: Vorteile ohne Betrag. Geringfügige Vergünstigungen bis CHF 2'500 im Jahr brauchen keinen Hinweis |
| 15 | Bemerkungen: Genehmigtes Spesenreglement, „Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt“, „Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom …“ |
Jahreslohn CHF 72'000, keine Nebenleistungen. Die NBU-Prämie hängt von der Versicherung ab, hier CHF 600. Der BVG-Beitrag kommt von der Pensionskasse, hier CHF 2'700:
Ziffer 1 und 8: CHF 72'000
Ziffer 9: CHF 3'816 (AHV/IV/EO 5,3 %) + CHF 792 (ALV 1,1 %) + CHF 600 (NBU) = CHF 5'208
Ziffer 10.1: CHF 2'700, Ziffer 11: CHF 72'000 − CHF 5'208 − CHF 2'700 = CHF 64'092
Häufige Fehler
Acht Fehler, die beim Lohnausweis oft passieren
Diese Punkte prüfen Sie am besten, bevor Sie die Lohnausweise verschicken. Alle Regeln stammen aus der Wegleitung der ESTV.
- Feld F ohne Kreuz trotz Geschäftsauto. Das Kreuz gehört hin, wenn die Person für den Arbeitsweg nicht mindestens 75 Rappen pro Kilometer oder die Selbstkosten bezahlt.
- Privatanteil Geschäftsauto fehlt. In Ziffer 2.2 gehören pro Monat 0,9 % des Kaufpreises ohne MWST, mindestens CHF 150. Bei CHF 43'000 sind das CHF 4'644 im Jahr.
- Feld G vergessen. Lunch-Checks oder ein verbilligtes Personalrestaurant brauchen das Kreuz.
- Zu viel in Ziffer 9. Dort steht nur der Arbeitnehmeranteil. Arbeitgeberbeiträge und Krankentaggeld gehören nicht dazu.
- Pauschalspesen ohne Betrag. Pauschalen stehen immer mit Betrag in Ziffer 13.2. Ein genehmigtes Spesenreglement vermerken Sie in Ziffer 15 mit Kanton und Datum.
- Zwei Lohnausweise für ein Jahr. Pro Person und Jahr gibt es grundsätzlich einen Lohnausweis. Ihn auf mehrere aufzuteilen, ist laut Wegleitung nicht zulässig.
- Falscher Zeitraum. Bei Ein- oder Austritt im Lauf des Jahres gehören die genauen Daten in Feld E, nicht einfach 1.1. bis 31.12.
- Fehler korrigiert ohne Vermerk. Ein neuer Lohnausweis bekommt in Ziffer 15 den Satz „Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom …“.
Fristen
Bis wann der Lohnausweis fertig sein muss
Eine feste Frist für die Übergabe an die Mitarbeitenden nennt die Wegleitung nicht. In der Praxis verschicken die meisten Firmen die Lohnausweise bis Ende Januar, damit alle ihre Steuererklärung ausfüllen können.
- Dez.Letzter LohnlaufBonus, Spesen und Korrekturen noch im alten Jahr abrechnen.
- Jan.Lohnausweise erstellenFür alle, die im Vorjahr Lohn bekommen haben, auch für Ausgetretene.
- 31.1.Bern: EinreichungLohnausweise von Angestellten mit Wohnsitz im Kanton Bern gehen bis 31. Januar an die Steuerverwaltung.
- SteuererklärungDie Mitarbeitenden legen den Lohnausweis ihrer Steuererklärung bei.
BS · BE · FR · JU · NE · SO · VD · VS
Diese Kantone wollen eine Kopie vom Arbeitgeber
Hier schicken Sie die Lohnausweise zusätzlich direkt an die kantonale Steuerverwaltung, elektronisch oder auf Papier. In allen anderen Kantonen ist der Lohnausweis nur für die Mitarbeitenden bestimmt.
LU
Luzern: freiwillig
Der Kanton Luzern nimmt Lohnausweise vom Arbeitgeber freiwillig entgegen. Eine Pflicht gibt es nicht.
Elektronisch über ELM mit einer nach Swissdec zertifizierten Lohnsoftware, als XML-Datei auf einem Datenträger oder auf Papier aus dem Gratis-Programm eLohnausweis SSK mit 2D-Barcode. Nur Lohnausweise von Personen mit Wohnsitz im Kanton Bern.
Software und ELM
Lohnausweis mit Software erstellen und elektronisch melden
Wer die Löhne mit einem Lohnprogramm abrechnet, muss den Lohnausweis nicht von Hand ausfüllen. Mit ELM, der elektronischen Lohnmeldung nach dem Standard von Swissdec, gehen die Daten direkt an AHV, Versicherungen und Steueramt.
- Lohnausweise aus den Abrechnungenbexio Lohn erstellt Lohnabrechnungen und Lohnausweise und ist nach Swissdec zertifiziert (laut bexio Version 5.3).
- Elektronische LohnmeldungDie Lohndaten gehen per ELM an AHV, Versicherungen und Steueramt, statt auf Papier.
- KostenLohn gibt es ab dem Paket Advanced für CHF 7 pro Monat (1 Person) oder CHF 25 (bis 5 Personen), in Ultimate für 25 Personen inklusive.
Werbung: Partnerlink. Für Sie ändert sich am Preis nichts.
Ohne Lohnprogramm: eLohnausweis SSK
- Gratis, für beliebig viele Lohnausweise
- Sie tippen die Jahreszahlen selbst ab
- Die Daten speichern Sie selbst, Verlorenes ist weg
- Passt für ein bis zwei Angestellte mit einfachen Löhnen
Mit Lohnprogramm nach Swissdec
- Lohnausweis entsteht aus den Lohnabrechnungen des Jahres
- Keine Abtippfehler zwischen Abrechnung und Ausweis
- Elektronische Meldung an AHV, Versicherungen und Steueramt
- Kostet ein Monatsabo, spart dafür Zeit und Abtippfehler
Fragen
Häufige Fragen zum Lohnausweis
Bei Fragen zum Inhalt hilft die Steuerverwaltung des Kantons, in dem Ihre Firma sitzt. Für die Lohnabrechnung selbst gibt es unsere Lohnabrechnung-Vorlage.
Antworten
Muss jeder Arbeitgeber einen Lohnausweis ausstellen?
Ja. Laut Wegleitung der ESTV muss jeder Arbeitgeber jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auf Formular 11 ausstellen, auch für Teilzeitangestellte und Aushilfen. Das geschieht jährlich und bei Wegzug oder Tod der Person sofort.
Bis wann muss der Lohnausweis bei den Mitarbeitenden sein?
Eine feste Frist nennt die Wegleitung nicht. Üblich ist Ende Januar, weil die Mitarbeitenden den Lohnausweis für ihre Steuererklärung brauchen. Im Kanton Bern müssen Arbeitgeber die Lohnausweise bis 31. Januar bei der Steuerverwaltung einreichen.
Wo bekomme ich das Formular 11?
Als ausfüllbares PDF auf der Website der ESTV, über das Gratis-Programm eLohnausweis SSK oder gedruckt beim BBL. Meist druckt aber die Lohnsoftware den Lohnausweis direkt auf weisses Papier.
Muss ich den Lohnausweis der Steuerverwaltung schicken?
Nur in den Kantonen Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis. Luzern nimmt ihn freiwillig entgegen. In den übrigen Kantonen reichen die Mitarbeitenden ihn mit der Steuererklärung ein.
Was gehört in Ziffer 15, Bemerkungen?
Zum Beispiel ein genehmigtes Spesenreglement mit Kanton und Datum, der Hinweis „Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt“, wenn die Person mehr als 60 % auswärts arbeitet und die Firma das Mittagessen bezahlt, oder bei einem korrigierten Ausweis „Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom …“. Freiwillig dürfen weitere Hinweise stehen, etwa zu Kinderzulagen.
Bekomme ich als Inhaber einer Einzelfirma einen Lohnausweis?
Nein. Als Selbständiger zahlen Sie sich keinen Lohn, Ihre Beiträge laufen direkt über die Ausgleichskasse, siehe AHV für Selbständige. Sind Sie dagegen bei Ihrer eigenen GmbH angestellt, stellt die GmbH Ihnen einen Lohnausweis aus.
Was mache ich, wenn im Lohnausweis ein Fehler ist?
Stellen Sie einen neuen Lohnausweis aus und schreiben Sie in Ziffer 15: „Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom …“. Wenn Ihr Kanton eine Kopie verlangt, schicken Sie auch ihm den neuen Ausweis.
Quellen und Stand
- ESTV/SSK: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026
- ESTV: Lohnausweis und Rentenbescheinigung (Formular 11, eLohnausweis SSK, Bestellung beim BBL), abgerufen am 3. November 2026
- Steuerverwaltung des Kantons Bern: Merkblatt Lohnausweis (Einreichung bis 31. Januar)
- Beitragssätze AHV/IV/EO und ALV 2026 laut Ausgleichskassen, siehe Lohnbuchhaltung
- Funktionsseite Lohnbuchhaltung von bexio, abgerufen am 3. November 2026. Links zu bexio sind Partnerlinks, schliessen Sie darüber ein Abo ab, erhalten wir eine Provision.
