Grundlagen
Was sind Spesen?
Spesen sind Auslagen, die Mitarbeitende für die Firma bezahlen: Bahn, Hotel, Mittagessen auf Montage, Parkgebühren. Weil sie kein Lohn sind, fallen darauf weder Sozialversicherungsbeiträge noch Einkommenssteuern an.
Effektive Spesen
- Ersatz der tatsächlichen Kosten gegen Beleg
- für Bahn, Hotel, Mahlzeiten, Parkgebühren
- einfach, aber viel Belegarbeit
- Richtwerte begrenzen, was als angemessen gilt
Pauschalspesen
- fester Betrag pro Tag, Monat oder Jahr
- für Kleinauslagen, Auto, Repräsentation
- muss in etwa den echten Auslagen entsprechen
- ohne genehmigtes Reglement heikel
Die Firma muss alle Auslagen ersetzen, die für die Arbeit nötig sind. Eine Abrede, dass Mitarbeitende solche Auslagen selbst tragen, ist nichtig (Art. 327a OR). Was über den tatsächlichen Auslagen liegt, gilt als Lohn. Dann schulden Firma und Mitarbeitende AHV-Beiträge nach, und die Steuerverwaltung rechnet auf. Bei Inhabern einer GmbH sieht sie besonders genau hin.
Software
Spesen per App erfassen und verbuchen
Quittung fotografieren, Betrag und Zweck ergänzen, freigeben, auszahlen. Bei bexio heisst das bexio Pay: im Paket Ultimate enthalten, in Advanced und Optima für CHF 14 pro Monat dazu buchbar. Die Spesen werden automatisch verbucht.
- Beleg sofort digitalKeine verlorenen Quittungen mehr. Aufbewahren müssen Sie Belege zehn Jahre.
- Vorsteuer nicht vergessenAuf vielen Spesenbelegen steckt MWST, die Ihre Firma zurückholen kann.
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Ansätze 2026
Spesenansätze nach Mustervorlage der Steuerkonferenz
Die Schweizerische Steuerkonferenz hat Mustervorlagen für Spesenreglemente veröffentlicht. Diese Werte stehen darin. Ihre Firma darf tiefer gehen, höher nur mit Begründung und Genehmigung.
| Auslage | Regel laut Mustervorlage |
|---|---|
| Privatauto | CHF 0.75 pro Kilometer seit 1. Januar 2026, vorher CHF 0.70. Nur, wenn es mit dem öffentlichen Verkehr deutlich länger dauert oder teurer wäre |
| Bahn | Billett gegen Beleg, bei Bedarf Halbtax durch die Firma |
| Frühstück | effektiv bis Richtwert CHF 15, pauschal CHF 15 |
| Mittagessen | effektiv bis Richtwert CHF 35, pauschal CHF 30 |
| Abendessen | effektiv bis Richtwert CHF 40, pauschal CHF 35 |
| Hotel | Mittelklasse gegen Originalbeleg |
| Übernachtung bei Bekannten | effektiv bis CHF 80 oder CHF 60 pauschal für ein Gastgeschenk |
| Kleinspesen | gegen Originalbeleg, Eigenbeleg bis CHF 20, wenn kein Beleg möglich ist |
| Privates Handy oder Notebook | Pauschale CHF 50 pro Monat |
| Strom für das E-Auto zu Hause | Pauschale höchstens CHF 60 pro Monat |
Der Vorarbeiter fährt mit dem eigenen Auto, weil er Material dabeihat. Hin und zurück 140 Kilometer, Mittagessen CHF 28 gegen Beleg.
140 km × CHF 0.75 = CHF 105.00, plus CHF 28.00 Mittagessen = CHF 133.00
Die Firma zahlt CHF 133.00 mit dem nächsten Lohn aus, nicht als Lohn, sondern als Spesenersatz.
Pauschalspesen
Pauschalspesen: was erlaubt ist
Pauschalen sparen Belegarbeit, sind aber der häufigste Streitpunkt mit der Steuerverwaltung. Sie müssen ungefähr den echten Auslagen entsprechen.
Kader
Repräsentationsspesen
Für leitende Funktionen, für Kleinauslagen bis CHF 50 pro Ereignis. Im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1.
5 %
Obergrenze
Liegen Repräsentationspauschalen über CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie höchstens 5 % des Bruttolohns betragen.
CHF 24'000
Höchstbetrag
Mehr als CHF 24'000 Repräsentationspauschale pro Jahr akzeptiert die Mustervorlage nicht.
Geschäftsauto auch privat genutzt
Dafür werden pro Monat 0,9 % des Kaufpreises ohne MWST, mindestens CHF 150, im Lohnausweis als Lohn aufgerechnet. Der Arbeitsweg ist damit abgegolten.
Teilzeit
Bei tieferem Pensum werden Pauschalen anteilsmässig gekürzt.
Genehmigung
Muss ein Spesenreglement genehmigt werden?
Teils.
Wer Pauschalspesen zahlt oder die Spesen im Lohnausweis nicht einzeln beziffern will, lässt das Reglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen. Die anderen Kantone anerkennen es, wenn es auf der Mustervorlage beruht.
- 1Mustervorlage nehmenDie Vorlagen der Steuerkonferenz gibt es bei den kantonalen Steuerverwaltungen, für Firmen und für Non-Profit-Organisationen.
- 2Anpassen und einreichenFirmenname, Ansätze und Funktionsstufen ergänzen und bei der Steuerverwaltung des Sitzkantons zur Prüfung einreichen.
- 3Genehmigung vermerkenIm Lohnausweis steht dann der Hinweis auf das genehmigte Reglement statt der einzelnen Spesenbeträge.
- Änderungen vorher meldenJede Änderung muss vorgängig genehmigt werden. Im Kanton Zug zum Beispiel gilt die Erhöhung auf 75 Rappen auch für bereits genehmigte Reglemente. Fragen Sie Ihre Steuerverwaltung.
Lohnausweis
Spesen im Lohnausweis
Spesen sind kein Lohn, müssen aber im Lohnausweis erscheinen. Wo, hängt von der Art ab. Alles zum Formular steht unter Lohnausweis.
- Ziffer 13.1 Effektive Spesen für Reise, Verpflegung und Übernachtung. Mit genehmigtem Reglement oder unter den Bedingungen der Wegleitung genügt ein Kreuz statt eines Betrags.
- Ziffer 13.2 Pauschalspesen, aufgeteilt in Repräsentation (13.2.1), Auto (13.2.2) und übrige wie private Infrastruktur (13.2.3).
- Feld F Ankreuzen bei Geschäftsauto oder Generalabonnement von der Firma: Dann gibt es keinen Abzug für den Arbeitsweg.
- Feld G Ankreuzen, wenn die Firma Mittagessen bei 40 bis 60 % auswärtiger Arbeit ersetzt.
- Ziffer 15 Bemerkung bei mehr als 60 % auswärtiger Arbeit: „Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt“.
Spesenabrechnung
Spesenabrechnung in vier Schritten
- Belege sammeln
Originalquittungen mit Datum, Betrag und MWST. Bei Kundenessen die Namen der Gäste und den Anlass notieren.
- Abrechnen
Monatlich auf einem Formular oder in der App: Datum, Zweck, Betrag, Kilometer.
- Freigeben
Die vorgesetzte Person prüft und visiert. Bei Inhabern visiert eine zweite Person oder der Treuhänder schaut beim Abschluss hin.
- Auszahlen und verbuchen
Mit dem Lohn oder separat. Auf dem Konto Spesen verbuchen, nicht auf Lohn. Die Vorsteuer aus den Belegen in der MWST-Abrechnung geltend machen, siehe MWST.
Fragen
Häufige Fragen zu Spesen
Wie Löhne und Abzüge berechnet werden, zeigt die Vorlage für die Lohnabrechnung.
Antworten
Wie viel Kilometergeld ist 2026 erlaubt?
CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatauto. Die Steuerkonferenz hat den Ansatz in den Mustervorlagen per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 erhöht, passend zur Berufskostenverordnung des Bundes.
Braucht jede Firma ein Spesenreglement?
Gesetzlich nicht. Wer aber Pauschalspesen zahlt oder viele Spesen hat, schafft mit einem Reglement Klarheit für Mitarbeitende und Steuerverwaltung. Ein genehmigtes Reglement vereinfacht zudem den Lohnausweis.
Sind Spesen AHV-pflichtig?
Echte Spesen nicht, weil sie kein Lohn sind. Zahlt die Firma mehr als die tatsächlichen Auslagen, gilt der Überschuss als Lohn, und darauf sind AHV-Beiträge geschuldet.
Was heisst Spesen auf Englisch?
Expenses, die Spesenabrechnung heisst expense report. Auf Französisch frais und note de frais, auf Italienisch spese und nota spese.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Zehn Jahre, wie alle Buchungsbelege (Art. 958f OR). Digitale Belege sind erlaubt, wenn sie unveränderbar archiviert werden.
Quellen und Stand
- Schweizerische Steuerkonferenz: Mustervorlagen Spesenreglemente für Unternehmen und Non-Profit-Organisationen vom 1. Februar 2024, zum Beispiel bei der Steuerverwaltung Aargau, abgerufen am 7. November 2026
- Kilometerentschädigung CHF 0.75 ab 1. Januar 2026: Berufskostenverordnung Art. 5 und Anpassung der Mustervorlagen, Steuerverwaltung Zug
- ESTV: Lohnausweis und Wegleitung; Obligationenrecht Art. 327a (Auslagenersatz) und Art. 958f, fedlex.admin.ch
Keine Steuerberatung. Im Zweifel fragen Sie die Steuerverwaltung Ihres Kantons oder Ihren Treuhänder.
